日々仕事をする中で、「全く時間内に終わらない。」「あ！これやるの忘れてた！」なんて経験ありますか？
この記事にいらっしゃった新入社員の皆さん、「上司に、あれやれ、これやれと言われ続けもう頭の中ぐちゃぐちゃだ。」って方もいらっしゃると思います。
新人さんは特に計画通りに終わらないことが多そうですよね。仕事ひとつひとつは簡単かもしれませんが、量で行ったら素人にはキツイ量をいきなり任されるのです。それも期限などもバラバラ、急に言われるなどなど即座に対応できない人の方が普通です。
関連記事→「上司にこいつはできる！と思われるための簡単な方法」
そこで今回は、社会人のための「計画の立て方」を紹介したいと思います。
はじめに
そもそも「計画を立てる」重要性を考えたことはありますか？
それは計画を立てる「目的は何か？」を考えるとわかりやすいです。
計画を立てる目的は
やるべきことを、
①「忘れないため」
②「効率よくスムーズに片付けるため」
③「期限内に終わらせるため」
です。
これが、仕事をする上で計画することが重要な理由です。計画しないとどうなるのか。上記の３つをどれかしら漏らす恐れがあるのです。
計画を立てるのは案外簡単。
そもそも（仕事をする際の）計画を立てるとはどういうことでしょうか。
考えてみると案外簡単です。
計画を立てるとは、
複数のやるべきことを適切な順序でこなせるように順番を決めること。
つまり、やるべきことの順番を決める。
これだけです。「計画しているのにうまくいかない」と思っている方は
やるべきことの順番を決めることはできているのです。ですが、何ができていないかというと
「適切な順序」
で順番を決めることができていないのです。
それでは、「計画の立て方」についてご紹介します。
やるべきことをメモする
計画を立てるとは、
複数のやるべきことを適切な順序でこなせるように順番を決めること。
とお話ししました。
「やるべきことをメモする」というのは上記の文の「複数のやるべきこと」を自分自身がまず認識し、後で確認するために必要なことです。
そして、最も、「適切な順序」で行う順番を決めるときに必要です。
人が頭で覚えていられることには限りがあります。
頭の中で、「やらなければいけないことは、これと、これと、これと、これと…後これと、これで、今これをやったから……」と毎回考えるのでしょうか。
又、それを考えているうちに新しくやるべきことが次々と舞い込んでくるのです。
やることリストをつくると聞くと、「めんどくさいなぁ」と思う方もいるかと思います。筆者も根がガサツな人間なので、気持ちはよくわかります。
しっかりとやることを書く用のノートを作って、いつ書いたか日付を入れて、重要なものは赤ペンで……
なんて、面倒臭いことをしてくださいといっているわけではありません。
メモするのは、どこでもいいんのです。ただ、
後で、まとめて見れるようにする
というのは絶対条件です。
何回も言いますが、計画するとは
複数のやるべきことを適切な順序でこなせるように順番を決めること。
です。「複数のやるべきこと」をメモしておかないと後で「適切な順序」に並べることができません。ですのでやることを確実に行うためにやるべきことをメモする必要があるのです。
余談ですが、筆者は「ガサツ」ですので、やるべきことが舞い込んだ時は、その辺にあるメモ用紙や裏紙にペッと書いて、左のポッケに入れる。
という方法でやるべきことをメモしています。筆者の場合は、やるべきことをメモした用紙を入れる場所を決めているということですね。
筆者は引くレベルで「ガサツ」なんです 汗
加えて、「メモし忘れる」こともあります。上記のような「絶対メモしろ！」みたいなことを皆さまに言えなくなってしまいますね。すみません。
忘れた時は、「順序」を決める前にやることリストって言えばそれっぽいですかね？やることを箇条書きにしてからそれらをやる順番を決めています。
期限を定める
立て方と言うよりは、計画を立てる上で重要なポイントです。これをしておくだけでかなりやるべきことに「順序」をつけやすくなります。
ですので、筆者の願いとしては、やるべきことのメモをしたら必ず「期限」も一緒に書くようにしてください。
- 上司や先輩に言われた仕事ならば、それを聞いたときにいつまでにやらなければいけないかを聞くことです。
- 自分で決めたやるべきことならば、自分で期限を決めてください。
ランクをつける
あとは、やるべきことを「適切な順序」で並べて、その通りに実行していくだけです！
順序の決め方
順序の決め方はいくつかあります。
①期限の迫っているものから順に
上記で、計画をする上での重要なポイントをお話ししました。一番簡単なのは、メモしたやるべきことの期限を見て順序を決める方法です。期限の迫っているものから順番にこなしていけば計画的に仕事を行うことができます。
②重要度と緊急度
①の方法でも十分計画的に行えますが、中には、仕事に関しての自己学習もしている方がいらっしゃると思います。昇進のためのテストなどは時間をつくらないとなかなか難しいですよね。
そういった場合、勉強の具体的な期限は自分が定めないとないも同然で、どうしても先送りになってしまうことがあるかもしれません。
そういった場合は、「緊急度」「重要度」と言った視点でも順序を決めることができるので、是非活用してみてください。
ここでは、重要度をA、緊急度をBとしてご紹介します。
まず、やるべきことを分けるのですが、その分け方が重要です。
4つに分けます。
1位:Aであり、Bである。→重要であり、緊急である。
2位:Aであるが、Bでない。→重要だが、緊急でない。
3位:Bであるが、Aでない。→緊急だが、重要でない。
4位:Aでなく、Bでない。→重要でなく、緊急でない。
やることのメモ用紙に、AとBを記入し、上記の順番(1位〜4位)に並べるだけです。
覚え方は、「緊急」より先に、「重要」を行うことです。
上記の2位と3位が、「逆では？」と思う方もいらっしゃると思います。
しかし、緊急でないからといって重要なものを先送りにするといつまでたっても重要なのに行わない。と言うことが出てきます。
その例が自主勉強ですね。自ら設定したやるべきことは先送りにしてしまいがちです。そうならないために②の順序の決め方で計画する事で自分でやりたいことも他人に言われたやるべきことも両立できるようになります。
②が難しいと思った方は①でも十分計画的に仕事をこなせるかと思います。ので、是非①からでも試してみてくださいね。
まとめ
今回は、社会人のための計画的に仕事をこなす方法についてご紹介しました。
計画の仕方は、
①やるべきことをメモする
☆ポイントは、期限も一緒に記入する。
②やるべきことを適切な順序に並べる
☆順序の決め方は２通り。
１つ目:期限の迫っているものから順に。
２つ目:重要度、緊急度で行う順番を決める。
筆者の余談
慣れるまでは一つ一つ確かめながらになるかもしれませんが慣れてしまえば機械的に行えるようになります。
次々と舞い込んでくる急な仕事をいちいち並び変えて、上から順に実行していく。そう考えるととても難しく、めんどくさい作業に感じるかもしれません。
しかし、”計画的”にこなしているうちにコツが掴めてきます。あくまで今回お話ししたのは筆者が計画的仕事をこなす上で使っている手法に過ぎません。
職業によって削った方が良い行程や、考えなくても良い行程がある場合もあります。ですのでまずは試しに今日ご紹介した計画の立て方を使ってみてください。
徐々にコツが掴めてきます！
☆あと、アドバイスとしては、1日に、やるべきことを3つ終わらせる。後は今日の舞い込んだ仕事をする。
と、1日に片付ける仕事の数を決めるのも目標になってやりやすいかと思います。
少しでも皆さまのお役に立てれば幸いです！是非活用してみてくださいね！